Las 4 etapas
Cada etapa tiene su pantalla en el menú lateral, numerada del 1 al 3 en “Abastecimiento”. La 4 es la venta que ya existía.
Crear producto
- Nombre, código, categoría
- Variedad, origen, cultivo y presentación por defecto
- Control por lote o por stock total
- Vida útil por defecto (días)
- Ubicación habitual y stock mínimo
- Precio de venta base e IGV
Comprar
- Orden de compra (distribuidores, agricultores con pedido) o compra directa (mercado, chacra)
- Recepción: cantidad, rechazo, calidad, calibre, tipo, precio, vencimiento
- Transporte, guía, temperatura, fotos
- Pago al contado o crédito
Almacenar
- Stock disponible por lote, con vencimiento
- Mermas: deshidratación, vencimiento, otra
- Devoluciones de clientes
- Ajuste por conteo físico
- Mover de ubicación, bloquear un lote
- Kardex con saldo
Vender
- El catálogo muestra solo el stock disponible
- Pedido → Aprobado → Despachado
- Al despachar se descuenta FIFO, por lote
- Guía de remisión con los lotes
0 · El equipo del cliente pide y aprueba
Cada cliente (por ejemplo, KFC) tiene un usuario principal que administra su propio equipo en Mi equipo y tiendas: crea tiendas (KFC 1, KFC 2, KFC 3…), roles y usuarios, y asigna a cada usuario las tiendas que le corresponden.
Roles a medida
Seis privilegios combinables: hacer pedidos (de todas las categorías o solo de algunas), aprobar (con monto máximo en soles), ver los pedidos del equipo, estadísticas, documentos y administrar el equipo. Un solo usuario puede tenerlos todos, o se reparten: uno pide, otro aprueba y otro ve estadísticas.
Aprobación antes de llegar a Campos Fértiles
Si quien pide no puede aprobar (o supera su límite), el pedido queda Por aprobar (cliente). El aprobador de esa tienda lo aprueba o lo rechaza con un motivo. Recién al aprobarse pasa a Pendiente en Campos Fértiles y se envía el aviso por WhatsApp.
Avisos de privilegio
Las secciones sin permiso aparecen con un candado. Al entrar, el usuario ve qué privilegio le falta, su rol, sus tiendas y quién puede darle acceso, y puede solicitar acceso. La solicitud le llega al administrador del cliente.
5 · Facturar y cobrar
Después del despacho, cada guía de remisión queda “por facturar”. En Facturas y cobranza se ingresa la factura emitida en SUNAT (serie y número) eligiendo una o varias guías del mismo cliente.
La factura sale de la guía
Toma las cantidades y el precio especial del pedido, descuenta lo devuelto y separa exonerado, gravado e IGV. Una guía solo se puede facturar una vez; si la factura se anula, la guía vuelve a quedar pendiente.
Pagada o pendiente
El crédito del cliente define el vencimiento. Estados: Pendiente Pago parcial Vencida Pagada. Los cobros se registran con fecha, medio y N° de operación. Si el cliente es agente de retención, se cobra el neto (−3%).
Rentabilidad real
Cada línea guarda el costo de los lotes que salieron (FIFO). El reporte Rentabilidad muestra venta sin IGV, costo, margen bruto, mermas y margen neto por categoría y por producto, con filtro de periodo y cliente.
Qué se registra en cada recepción de compra
La pantalla Compras → Registrar recepción se llena en 5 bloques. En verde, los campos obligatorios.
- Tipo de ingresocon OC / directa / inicial
- Proveedoragricultor, mercado, distribuidor, fabricante
- Fecha y hora
- Comprobante y N°factura, boleta, liquidación de compra
- N° guía de remisión del proveedor
- Cliente destinosi la compra es para un cliente
- Placa del camión
- Chofer / transportista
- Entregado pornombre de quien entrega
- Recibido porusuario
- Temperatura (°C)
- Observaciones
- Tipovariedad · origen · lugar/chacra · orgánico/convencional · presentación
- N° de bultos / jabas
- Cantidad recibidaen la unidad del producto
- Cantidad rechazada + motivono entra al stock; queda como merma “descarte al recibir”
- CalidadPrimera / Segunda / Tercera
- CalibreGrande / Mediano / Chico / Mixto
- Precio unitario de compracosto real del lote
- Vida útil o fecha de vencimientose sugiere la del producto; se puede cambiar
- Ubicación en el almacéncámara fría, zona seca…
El sistema calcula al momento: lo que entra al stock, el subtotal, el costo del rechazo y el margen frente al precio de venta.
- Hasta 4 fotosproducto, rechazo, guía, comprobante
- Condicióncontado / crédito
- Días de crédito → fecha de vencimientose sugiere la del proveedor
- Pagado ahora, medio y N° de operaciónefectivo, transferencia, Yape/Plin…
- Se crea un lote por productoL261016-0029
- Se suma el stock disponible
- Se registra la entrada en el kardex
- La OC avanza (parcial / recibida)
- El saldo pasa a Cuentas por pagar
- Se puede descargar el acta en PDFcon firmas
Cómo sale la mercadería: FIFO por lote
Cuando un pedido se despacha, el sistema toma primero el lote que entró antes. Si ese lote venció o fue bloqueado, lo salta. Si un lote no alcanza, completa con el siguiente.
Ejemplo: Chili's pide 30 kg de tomate italiano
Vencido → no se despacha
Sale de aquí: 30 kg a S/ 2.31
El pedido guarda los lotes de donde salió cada producto. Así se conoce el costo real de lo vendido y el margen de cada pedido, y si un cliente reclama se sabe de qué proveedor y de qué día vino.
Reglas del negocio
Por lote o stock total
Verduras y frutas: un lote por cada recepción, con calidad, calibre y vencimiento propios. Abarrotes y limpieza: también se guarda cada ingreso (para el costo y el FIFO), pero se muestran como stock total.
Costo real del lote
Cada lote guarda su precio de compra. El inventario se valoriza al costo de cada lote y el margen se calcula contra ese costo, no contra un promedio.
Disponible ≠ físico
Lo que está vencido o bloqueado sigue en el almacén, pero no se puede vender. El catálogo y el despacho usan solo el disponible. Los vencidos se dan de baja como merma.
La vida útil se sugiere
Cada producto tiene días por defecto (col 14, fresa 3, arroz 365). Al recibir se calcula la fecha de vencimiento y se puede corregir escribiendo los días o la fecha.
Toda salida queda registrada
Ventas, mermas, devoluciones y ajustes generan un movimiento con fecha, usuario, lote y costo. El kardex muestra el saldo después de cada movimiento.
Comprar no es pagar
La recepción registra la deuda. Los pagos (contado, parciales o a crédito) se registran aparte, en Cuentas por pagar, con alerta cuando el pago está vencido.
Tipos de merma y devolución
| Tipo | Dónde se registra | Efecto en el stock |
|---|---|---|
| Descarte al recibir | En la recepción, columna “Rechazado” + motivo | No entra al stock. Se reporta el costo rechazado. |
| Deshidratación / pérdida de peso | Inventario → Registrar merma (en el lote) | Descuenta del lote. |
| Vencimiento | Inventario → Lotes → “Dar de baja” | Descuenta todo el saldo del lote vencido. |
| Devolución de cliente | Inventario → Devolución de cliente (eligiendo el pedido) | Si está apta, vuelve a su lote. Si no, se registra como merma. |
| Ajuste por conteo | Inventario → Ajuste por conteo (lote por lote) | Iguala el sistema a lo contado. Pide motivo. |
Roles nuevos y permisos
| Módulo | Administrador | Compras [email protected] | Almacén | Ventas |
|---|---|---|---|---|
| Productos | Todo | Ver, crear, editar | Ver | Ver, editar precio |
| Compras (OC y recepción) | Todo | Ver, crear, editar | Ver, crear (recibir) | — |
| Inventario | Todo | Ver | Ver, mermas, ajustes | Ver |
| Proveedores | Todo | Ver, crear, editar | Ver | — |
| Cuentas por pagar | Todo | Ver, registrar pagos | — | — |
Todo se cambia en Roles y privilegios.